Para cumplir con la ley HIPAA y garantizar a nuestros asegurados y proveedores que hemos tomado todas las medidas y las disposiciones necesarias conducentes a la implantación exitosa de la regla de transacciones electrónicas y códigos estándares, se ha implementado una solución que cumple con todos los aspectos de la ley y provee los 6 niveles de validación para transferencias electrónicas recomendados por WEDI-SNIP:

· Sintaxis X.12

· Sintaxis de las Guías de Implantación

· Cuadre de Cantidades (Reclamación, Pago, COB, etc.)

· Requisitos Situacionales

· Códigos Estándares (ICD-9, CPT-4, etc.)

· Especialidad o Línea de Negocios

En FMHP/IMC nos encontramos en la fase de pruebas con nuestros proveedores. Antes de entrar en el intercambio de transacciones electrónicas bajo le Ley HIPAA que entrará en vigor el día 16 de octubre, es requisito que estas pruebas se lleven a cabo con éxito.

Si usted esta listo para generar transacciones electrónicas que cumplan con los requisitos de la ley HIPAA, puede iniciar pruebas con FMHP/IMC. Para iniciar pruebas debe llenar los formularios incluidos y enviarlos por correo a la siguiente dirección:

First Medical Health Plan, Inc.

Sistemas de Información

P.O. Box 191580

San Juan, P.R. 00918-1580

También puede accesar a nuestra página en la Internet, www.intermedpr.com en donde podrá obtener la versión electrónica de estos formularios los cuales puede enviar por correo electrónico (e-mail) a la siguiente dirección: e.avila@intermedpr.com.

Si usted utilizará un servicio de “Clearing House”, por favor asegurese de que ese “Clearing House” haya hecho pruebas con FMHP/IMC.

Para cumplir con la ley HIPAA no se requiere que los planes médicos distribuyan ninguna herramienta a sus proveedores, pero si usted no está listo para entrar en pruebas y no ha considerado utilizar un “Clearing House”, por favor visite nuestra página en el Internet www.intermedpr.com, donde en las próximas semanas podrá obtener una aplicación que le permitirá generar transacciones electrónicas específicas a FMHP/IMC.

El proceso de prueba con nuestros proveedores se desglosa de la siguiente manera:

· El proveedor que esté listo para generar transacciones electrónicas llenará y enviará los formularios de perfil de entidad a FMHP/IMC.

· FMHP/IMC le enviará a la persona de contacto especificada en el perfil de entidad un “username” , “password” y la dirección de internet necesario para que el proveedor pueda accesar nuestro servidor de FTP.

Ø Debido a los requerimientos de la ley HIPAA, la transmisión de transacciones electrónicas entre el proveedor y FMHP/IMC debe ocurrir utilizando un protocolo de transmisión de datos que garantice la privacidad. Para esto se estará utilizando un servidor de “Secure FTP”, este estará utilizando el protocolo “ssh” (este protocolo evita que la información que se está transfiriendo sea accesible a cualquier persona ajena). Para poder transferir archivos a nuestro servidor necesitará un “FTP client” que utilice el protocolo “ssh”.

· El proveedor utilizará la información de “username” y “password” para accesar nuestro servidor y depositar sus archivos.

Ø En este servidor se creará un buzón donde habrán dos directorios:

§ Incoming

§ Outgoing

Los archivos (837) que el proveedor envía a FMHP/IMC deben ser depositados en el directorio “Incoming”.

Todos los archivos que provengan de FMHP/IMC hacia el proveedor serán depositados en el directorio “Outgoing”. Esto incluye la 997 y la 835

· La confirmación de recibo (997) aparecerá en el directorio “Outgoing”, esto puede tomar de 1 a 10 minutos. Esta indicará si el archivo pasó o tuvo errores

· Si el archivo falló en el proceso de validación, el proveedor debe comunicarse con FMHP/IMC para obtener detalles específicos de la razón del fallo para que pueda corregirlos y reenviar el archivo.

· Luego que las pruebas empiecen a resultar exitosas se recomienda que el proveedor envíe transferencias que reflejen casos específicos que podrían requerir acuerdos entre el proveedor y FMHP/IMC.

· La respuesta (835) será depositada en el directorio “Outgoing”, esto podría tomar varios días.

De tener alguna duda, pregunta o necesitar asistencia personal, puede comunicarse con nosotros a través del 787-474-3999 Ext.303.